RFID檔案管理解決方案

一、項目背景

　據國家檔案局統計數據，截止2008年，全國檔案庫房面積為285.6萬(wàn)平方米，而保存的檔案則有25284.5萬(wàn)卷;還有各類(lèi)聲像檔案、以磁盤(pán)光盤(pán)為載體的電子檔案、縮微膠片檔案等。而且每年各地檔案庫房還承擔著(zhù)大量的檔案進(jìn)館儲存任務(wù)，絕大部分檔案庫房已接近飽和。因此如何更加高效的利用有限的檔案庫房資源，最大限度開(kāi)發(fā)已有檔案庫房的保管能力，節約檔案庫房建設資金，成為各級檔案部門(mén)迫切需要解決的問(wèn)題。另一方面，近些年隨著(zhù)檔案寄存中心在各地的興起，檔案高密度存儲直接關(guān)系到寄存中心的經(jīng)濟效益和社會(huì )效應。

² 檔案倉庫管理現狀：

　在檔案信息化的過(guò)程中，存在著(zhù)大量的歷史紙質(zhì)檔案，并且企業(yè)的日常運作過(guò)程中還在不斷的產(chǎn)生這種檔案。這些資料對于企業(yè)來(lái)說(shuō)是很重要的 企業(yè)知識，企業(yè)分析利用這些檔案的愿望是很迫切的。但傳統的檔案管理模式，由于占用的存放空間大，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠， 不能滿(mǎn)足企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競爭中高效運作和流通性的需求，RFID的應用解決了這些問(wèn)題。

² 檔案倉庫管理需求：

1. 實(shí)現設備進(jìn)出倉庫智能化管理。

采用物聯(lián)網(wǎng)智能化感知技術(shù)，使用手持機結合固定式采集設備，對資產(chǎn)標簽進(jìn)行標識。

利用智能移動(dòng)終端或固定式采集設備，完成資產(chǎn)的新增、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、 歸還、轉移、維修保養、報廢和清理等日常管理工作，高效、精確的實(shí)現了對資產(chǎn)全生命周期的跟蹤管理。

解決了資產(chǎn)家底狀況信息不明、盤(pán)點(diǎn)不清、管理信息滯后、維護管理困難等問(wèn)題， 保證了資產(chǎn)的帳物相符，提高資產(chǎn)利用率，從而實(shí)現資產(chǎn)的信息化管理。

2. 解決設備借用、歸還監督管理。

借用設備涉及本公司下屬施工單位也可能涉及外部兄弟單位，如何做到設備借用管理，到期跟催、歸還管理，設備當前使用狀況查詢(xún)，將提高設備使用的安全和效率。

3. 設備的維護管理信息化，做到設備到期維護提醒。設備涉及國家質(zhì)量監督檢測、使用期限日常維護，系統提供日常維護報表，方便設備倉庫管理人員工作。

² 檔案庫房規劃目標：

將無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)應用到高密度智能化檔案管理領(lǐng)域中，充分利用自動(dòng)化庫房的優(yōu)勢和無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)諸多優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現庫房信息管理自動(dòng)化和檔案入出庫作業(yè)的自動(dòng)化，為提高檔案的流通效率發(fā)揮重要的作用。國內外各個(gè)行業(yè)采用自動(dòng)化倉庫的情況己經(jīng)充分證明，使用自動(dòng)化立體倉庫能夠產(chǎn)生巨大的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益。

 

實(shí)現檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢(xún)、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務(wù)，對檔案流通進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，系統通過(guò)RFID作為信息載體，對每個(gè)檔案流通的每個(gè)環(huán)節進(jìn)行數據采集和監控，實(shí)現檔案業(yè)務(wù)辦理的自動(dòng)化，從而取代傳統的紙質(zhì)工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務(wù)管理能力、減少差錯率,實(shí)現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡(jiǎn)化了管理流程、降低了人員的勞動(dòng)強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務(wù)水平，提升管理的綜合實(shí)力。

 

目前將無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)應用到高密度智能化檔案庫在檔案系統運用較少，積累的經(jīng)驗不多，無(wú)線(xiàn)射頻技術(shù)結合高密度智能化檔案庫可在理論和實(shí)踐中為檔案的高密度智能儲存做有益的探索，無(wú)論是從理論上，還是在實(shí)踐中，都是一個(gè)飛躍。

二、捷友RFID檔案管理系統功能特點(diǎn)

系統技術(shù)特點(diǎn)

1.RFID檔案標簽樣式及內容可自定義。

2.RFID檔案標簽信息個(gè)性化加密，防止重要資產(chǎn)信息泄露，強化資產(chǎn)信息的安全。

3.手持智能終端能夠獨立完成資產(chǎn)領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)、歸還、轉移、維修保養、報廢等操作。

4.手持智能終端支持無(wú)線(xiàn)聯(lián)網(wǎng)在線(xiàn)工作和脫機離線(xiàn)獨立工作兩種工作模式，同時(shí)支持多手持智能終端同時(shí)工作，數據實(shí)時(shí)同步。

5.支持檔案按來(lái)源、部門(mén)、人員、位置、狀態(tài)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)統計。

7.資產(chǎn)信息表格批量導入，減少人工錄入的工作量，提高工作效率。

8. 智能信息提醒功能，包括檔案歸還時(shí)間、計量時(shí)間、維修保養時(shí)間、報廢時(shí)間等到期提醒。  

9.報警提醒功能，檔案被非授權帶出時(shí)發(fā)出聲光報警、語(yǔ)音提醒、照片抓拍存檔，防止檔案非授權移動(dòng)或丟失。

10.管理實(shí)時(shí)，操作快捷、簡(jiǎn)便，日志記錄詳盡，完整的“管理鏈路”。

11.信息按級公開(kāi)，權限控制嚴格，層級明確，實(shí)現“向上負責”；

12.自動(dòng)識別、距離遠、精度高，抗干擾性能好，分析判斷智能化。

13.人員必須自覺(jué)遵從系統規則和操作流程，便于領(lǐng)導實(shí)時(shí)管控和檢查督促，獨特的安全信用值量化管理；人性化管理、避免沖突。

14.獨特的預警、報警功能；分布式結構，便于組網(wǎng)、機動(dòng)部署和范圍擴展。

15.模塊化設計，便于功能擴展和特殊模塊定制。

三、射頻識別技術(shù)介紹

射頻識別是一種非接觸式的自動(dòng)識別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號自動(dòng)識別目標對象并獲取相關(guān)數據，識別工作無(wú)需人工干預，可工作于各種惡劣環(huán)境。射頻識別技術(shù)可識別高速運動(dòng)物體并可同時(shí)識別多個(gè)標簽，操作快捷方便。

射頻識別系統由一個(gè)詢(xún)問(wèn)器（或閱讀器）和很多應答器（或標簽）組成。射頻識別技術(shù)包括了一整套信息技術(shù)基礎設施，包括：射頻識別標簽，又稱(chēng)射頻標簽、電子標簽，主要由存有識別代碼的大規模集成線(xiàn)路芯片和收發(fā)天線(xiàn)構成，目前主要為無(wú)源式，使用時(shí)的電能取自天線(xiàn)接收到的無(wú)線(xiàn)電波能量；射頻識別讀寫(xiě)設備以及與相應的信息服務(wù)系統。

 

三、RFID檔案管理系統網(wǎng)絡(luò )拓撲

 

四、主要技術(shù)指標及使用要求

（1）目標標簽種類(lèi)

無(wú)線(xiàn)射頻標簽915超高頻頻段

（2）探測距離

無(wú)源RFID——超高頻——3～10m

(3) 數據傳輸方式與性能指標

無(wú)線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )通信與有線(xiàn)網(wǎng)絡(luò )通信相結合，性能指標視網(wǎng)絡(luò )配置情況而定，系統對網(wǎng)絡(luò )帶寬要求為<128kbps

(4)電磁兼容性要求

經(jīng)實(shí)驗環(huán)境和實(shí)際應用環(huán)境測試，與現有經(jīng)無(wú)線(xiàn)電管理委員會(huì )審核的產(chǎn)品設備無(wú)沖突、無(wú)相互干擾。

(4) 環(huán)境適應性

見(jiàn)下表：

	RFID	磁條	條形碼
抗污性	好	好	差
外形可塑性	好	一般	無(wú)
穿透性	好	好	無(wú)
重復使用	好	一般	無(wú)

（5）實(shí)用性

l 標簽性?xún)r(jià)比高

標簽成本符合實(shí)際用戶(hù)所能承受的范圍，且調整靈活，隨著(zhù)我國加大對標簽制造業(yè)的大力扶持和眾多大型生產(chǎn)企業(yè)的加入，今后標簽價(jià)格將會(huì )更加低廉。

l 可靠性高

系統使用標簽符合國際標準。

l 易于維修維護

l 安全保密性

具有信息安全防護與保密手段，保證系統訪(fǎng)問(wèn)、數據及通信的安全。

l 人機適應性

易于部署、安裝簡(jiǎn)便、操作簡(jiǎn)單。

l 系統的擴充性

預留接口，可與其他標準件通過(guò)開(kāi)發(fā)接口程序實(shí)現互連

四、系統架構設計

在原來(lái)的非Client/Server結構模式下進(jìn)行涉密載體管理系統設計實(shí)現中，一般采用文件服務(wù)器/工作站的結構模式，每當前臺工作站有數據請求的時(shí)候，就會(huì )打開(kāi)服務(wù)器上的數據庫，用網(wǎng)絡(luò )將整個(gè)數據庫傳到工作站，在前臺處理完以后，再將整個(gè)數據庫傳送回服務(wù)器。這樣，聯(lián)機事務(wù)處理的響應時(shí)間和網(wǎng)絡(luò )上的無(wú)效傳輸大大增加，從而增加了網(wǎng)絡(luò )的負擔，降低了相應速度。影響了整個(gè)服務(wù)器的性能。

采用的Client/Server結構，Client端只要將請求發(fā)給Server端，而Server端在處理完請求之后，只是把結果返回給Client端。實(shí)際上在網(wǎng)絡(luò )傳輸的只有SQL語(yǔ)句和結果數據。同時(shí)，Client負責友好的界面與用戶(hù)交互。而Server專(zhuān)門(mén)負責數據庫的操作、維護、提高了整個(gè)系統的吞吐量和響應時(shí)間。在Client/Server結構模式下進(jìn)行檔案系統的設計具有如下一些特點(diǎn)。
　　1、 系統的聯(lián)機事務(wù)能力大大提高：采用Client結構，使檔案系統合理的劃分數據和功能，均衡分配Client和Server上的負載，減少網(wǎng)絡(luò )傳輸，能為聯(lián)機事務(wù)處理提供高的事務(wù)吞吐量，短的響應時(shí)間，并且增加用戶(hù)數量。
　　2、 系統的開(kāi)放性和可擴充性能增強：基于Client/Server結構的檔案系統采用開(kāi)放的Server接口軟件，使不同協(xié)議的兩個(gè)Client應用軟件可以通過(guò)Server聯(lián)結，使檔案系統的開(kāi)放性和易擴充性增強。
　　3、 系統的安全性增強：由于采用Client/Server結構的檔案中，數據的各種操作和維護都在Server端進(jìn)行，而用戶(hù)在Client端根據授權來(lái)使用Server端的數據。這樣為數據提供了強有力的安全保證。同時(shí)，對數據的可靠性管理以及維護也帶來(lái)了方便。
　　4、 充分利用各種資源，提高了檔案系統的應用開(kāi)發(fā)生產(chǎn)率

四、RFID檔案管理系統功能

 

 

指標項	技術(shù)參數要求
軟件功能	對庫藏實(shí)體檔案實(shí)行檔案實(shí)體電子標簽化管理，實(shí)時(shí)感知、跟蹤。具有檔案信息管理、RFID信息管理、檔案庫房盤(pán)點(diǎn)、檔案異常移動(dòng)報警等功能。
空間管理	排架管理：對庫房密集架進(jìn)行初始化操作，  存址管理：提供設置檔案在排架上的存放位置信息功能，結合RFID或條形碼，對庫區、排架、現有檔案實(shí)體的存放位置進(jìn)行初始化設置 庫房查詢(xún)：查詢(xún)某個(gè)檔案的存儲位置，也可以查詢(xún)檔案的狀態(tài)
出入庫管理	檔案出庫：對檔案實(shí)體因編研利用、整理編目、保護修復、數字化加工等業(yè)務(wù)工作的需要而離位情況進(jìn)行管理。預留和城建檔案項目的調檔接口，支持RFID或條形碼出庫操作和圖形化下架操作。
	檔案入庫：對庫房中檔案的入庫、上架情況進(jìn)行登記，結合庫房平面圖進(jìn)行上架操作。利用系統設備進(jìn)行檔案電子標簽信息采集，系統自動(dòng)記錄檔案歸還時(shí)間和檔案信息。
	檔案移庫：對庫房中檔案存放位置的移動(dòng)進(jìn)行登記，結合庫房平面圖進(jìn)行移位操作。
	檔案揀貨管理：系統可提供根據檔案借閱單進(jìn)行檔案的揀貨管理。
日常管理	即時(shí)監控：實(shí)時(shí)顯示當前進(jìn)出各區域的RFID檔案信息資料，實(shí)時(shí)記錄每個(gè)區域內，檔案等各項資源“進(jìn)”與“出”的時(shí)間。
	庫房盤(pán)點(diǎn)：應用集成手持或密集架RFID等盤(pán)點(diǎn)設備，對庫房中的各類(lèi)檔案的盤(pán)點(diǎn)情況進(jìn)行記錄和維護，可以庫房信息進(jìn)行查詢(xún)和盤(pán)點(diǎn)，確認檔案實(shí)體的具體存放位置是否正確。
	日常檢查：記錄檔案實(shí)體狀態(tài)檢查、數量清點(diǎn)、位置核對等情況；可以對檔案庫房的溫度和濕度狀態(tài)進(jìn)行人工登記并對所記錄數據進(jìn)行分析
	庫房統計：對庫房和裝具的使用率、容積率以及實(shí)體檔案的保存情況進(jìn)行統計。
權限設定	定義各角色對資源單位的使用權限，可細分到每個(gè)子功能模塊的使用。

系統工作流程

檔案入館

　　1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統，通過(guò)RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽，同時(shí)將檔案信息寫(xiě)入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面。

　　2、粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過(guò)RFID讀卡器對檔案電子標簽進(jìn)行掃描，登記入庫時(shí)間并設置具體的存放位置，從而在系統中建立檔案的入庫記錄。

檔案借閱

　　1、 借閱申請

　  通過(guò)權限分配有許可的用戶(hù)，可以通過(guò)WEB端在本地獨立網(wǎng)絡(luò )訪(fǎng)問(wèn)軟件端的借閱申請界面，根據檔號進(jìn)行借閱

    2.借閱登記

檔案借閱出庫會(huì )自動(dòng)生成借閱登記記錄，借閱人，借閱時(shí)間，歸還時(shí)間等

　　3.檔案查找

　　每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統，一旦有新的借閱申請，系統會(huì )自動(dòng)將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱(chēng)、檔案編號、存放位置等，工作人員按照申請記錄進(jìn)行檔案查找。

　　查找完成后，工作人員必須通過(guò)讀卡器對電子標簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫登記，系統中記錄檔案出庫時(shí)間、出庫檔案編號。

　　4.檔案借出

　　保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶(hù)前，必須在系統中進(jìn)行電子標簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號。

檔案歸還

　　1.用戶(hù)完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號，完成歸還登記。若用戶(hù)超過(guò)指定的查閱時(shí)間，系統會(huì )自動(dòng)提醒;

　　2.保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標簽掃描登記，登記入庫時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫狀態(tài)。

檔案防盜

　  當檔案被取出時(shí)，由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫指令信息進(jìn)行核對，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統發(fā)出出庫指令而異常離開(kāi)庫位，監控模塊會(huì )激活警報模塊發(fā)出異常情況警報，以防止檔案被毀、被盜等。

檔案查詢(xún)管理

　　用戶(hù)在有授權的終端（PC或者平板）進(jìn)行登錄WEB端程序，根據權限進(jìn)行檔案查檔功能操作。

檔案銷(xiāo)毀提醒

　　檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應，對于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，以減輕對檔案管理資源的占用。當檔案在入館時(shí)，將保管期限寫(xiě)入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。在保管過(guò)程中，當有檔案達到保管期限時(shí)，軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷(xiāo)毀或繼續保管處理。

檔案盤(pán)點(diǎn)管理

　　采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤(pán)點(diǎn)，使得原來(lái)沉重繁瑣的檔案盤(pán)點(diǎn)工作變成一項簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，庫房管理終端發(fā)送盤(pán)點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫房管理員根據移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤(pán)點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤(pán)點(diǎn)操作。

 

使用手持機可以方便檔案庫房管理人員對檔案庫房的檔案進(jìn)行標簽登記、存址發(fā)卡、檔案發(fā)卡、檔案借閱、檔案歸還、存址管理、檔案盤(pán)點(diǎn)、檔案移庫，日常檢查等操作，通過(guò)手持設備實(shí)現檔案庫房現場(chǎng)無(wú)紙化實(shí)時(shí)管理。

 

六、質(zhì)量、可靠性、維修性及標準化

硬件設備供應商負責所有硬件質(zhì)量標準和行業(yè)標準的落實(shí)；軟件開(kāi)發(fā)部門(mén)負責硬件接口與系統的融合，互連、互通、互操作。

售后服務(wù)的質(zhì)量保證，根據合同規定向使用方提供有關(guān)的服務(wù)，對設備在使用中出現的故障即使提供維修服務(wù)等。

 

8．1．1 設計質(zhì)量控制

重點(diǎn)對技術(shù)文件和資料、設計分析、設計輸入輸出、設計更改等環(huán)節進(jìn)行控制。

 

8．1．2 開(kāi)發(fā)質(zhì)量控制

     擬定實(shí)驗規范，按規定履行審批程序，逐一進(jìn)行，評審過(guò)后方可實(shí)施；嚴格貫徹質(zhì)量

評審制度，認真把好質(zhì)量關(guān)，并對評審中提出的問(wèn)題進(jìn)行質(zhì)量跟蹤。

   

8．1．3 硬件設備質(zhì)量控制

符合國內國際有關(guān)技術(shù)標準和行業(yè)標準，硬件供應商應是獲得資質(zhì)認可的代理商或有科研背景的公司。

 

8．2 可靠性、維修性控制措施

建立可靠性信息閉環(huán)管理系統，制定信息的收集、傳遞、反饋、分析、處理和歸檔等必要的程序和管理要求。

建立故障審查制，對系統研制過(guò)程中的重大故障的分析結論和糾正措施的正確性進(jìn)行審查。

制定硬件控制大綱，明確各類(lèi)硬件產(chǎn)品的選擇和使用要求以及質(zhì)量、可靠性和篩選等級的優(yōu)先程序制定故障報告、分析及糾正措施，以保證故障信息的正確性和完整性，及時(shí)利用故障信息對系統進(jìn)行分析、改造，實(shí)現可靠性增長(cháng)。

最大限度地選用經(jīng)過(guò)質(zhì)量認證并經(jīng)使用證明可靠的通用件、標準件，以獲得較好的成熟系數和可靠性。

      

8．3 標準化控制措施

擬定“檔案系統標準化大綱”。明確系統研制過(guò)程的標準化要求和各種技術(shù)文件的編制要求。

采用標準化原理、方法進(jìn)行設計，以提高項目研制的通用化、系列化、組合化水平，系統標準化系數不低于70%。

在設計中貫徹標準化思想，大量采用標準件，減少單元品種，系統設計中盡量使用通用化組件，以增強系統組件互換性。

建立標準化檢查制度，檢查系統研制過(guò)程中標準化執行情況，組織審查標準化文件，確保標準化大綱的貫徹執行。

 

 

四、所用的主要硬件

1.工業(yè)級RFID手持終端

 

 

 

2. RFID超高頻熱轉印機

指標項	技術(shù)參數要求
打印頭	懸壓式
分辨率	>=300 dpi (12 dots/mm)
打印方式	直熱/熱轉印
最大打印寬度	不小于120 mm
最大打印長(cháng)度	>=2500.0 mm
操作方式	批處理模式、剝離模式、切刀模式(可選)
標準接口	串行(RS-232C),并行(IEEE 1284),USB 2.0 ,以太網(wǎng)口
閃存/內存	不小于32 MB SDRAM; 8 MB Flash
RFID性能	MP2 RFID智能編碼技術(shù)
質(zhì)保要求	一年質(zhì)保服務(wù)

 

3. RFID超高頻讀寫(xiě)器一體機

 

指標項	技術(shù)參數要求
尺寸	260MM*260MM*150MM
工作頻段	902MHz～928MHz
通訊接口	RS-232(DB9) RJ45
射頻芯片	INDY R2000
讀寫(xiě)距離	>5米
符合標準	ISO 18000-6C
工作方式	外觸發(fā)控制讀卡或軟件發(fā)命令讀卡
射頻功率	0~33dbm,軟件可調
天線(xiàn)	9DB超高頻資產(chǎn)管理專(zhuān)用天線(xiàn)
極化方式	圓極化
工作溫度	-40-70℃

用戶(hù)案例